Conditions générales

En créant un compte sur location-salles.ch ou en passant commande de services, le Client accepte sans réserve les présentes Conditions générales (ci-après « CG »).

1. Définitions

• Hôte (ou Client) : toute personne physique ou morale qui souscrit un abonnement à location-salles.ch et met ses salles à disposition pour la location. L'Hôte est le seul contractant avec le Fournisseur.
• Locataire : toute personne qui réserve une salle auprès d'un Hôte via la plateforme location-salles.ch. Le Locataire n'a aucune relation contractuelle directe avec le Fournisseur concernant la location de salles.
• Fournisseur : Ercos SA, dont le siège social est situé au Chemin en Cormistaux 92A, 1040 Echallens.
• Salle publique : salle rendue accessible à la location pour des tiers, qu'elle soit proposée gratuitement, sur facturation manuelle ou avec paiement en ligne intégré.
• Salle interne : salle utilisée uniquement pour des réservations internes de l'Hôte, sans mise à disposition pour des tiers.
• Groupe de salles : ensemble de salles pouvant être réservées individuellement ou conjointement, dont la réservation de l'une peut entraver la disponibilité des autres.

2. Objet du contrat

2.1 Services fournis

Le Fournisseur délivre des prestations de services SaaS (Software as a Service) via Internet dans le domaine de la gestion de location de salles et d'espaces. L'objet du présent contrat comprend :

• La mise à disposition du logiciel location-salles.ch via Internet
• L'hébergement et la sauvegarde des données de l'Hôte
• La maintenance et l'évolution du logiciel
• Le support technique selon la formule d'abonnement choisie

2.2 Maintenance

Le Fournisseur s'engage à améliorer continuellement le logiciel et à mettre ces améliorations à la disposition de l'Hôte par le biais de mises à jour régulières. Le Fournisseur corrige également les erreurs logicielles dans la mesure du techniquement possible et raisonnablement exigible. Une erreur désigne tout dysfonctionnement empêchant ou réduisant significativement l'utilisation normale du logiciel.

3. Formules d'abonnement

3.1 Plan Gratuit

Le plan Gratuit est destiné aux organisations souhaitant gérer uniquement leurs réservations internes. Il permet de créer un nombre illimité d'utilisateurs, de salles internes et de réservations. En revanche, la mise en location publique de salles (qu'elles soient gratuites ou payantes) n'est pas disponible dans cette formule. Le paiement en ligne n'est également pas disponible.

3.2 Abonnement Annuel

L'abonnement annuel permet la mise en location publique de salles, avec ou sans paiement en ligne intégré. Cette formule est obligatoire dès lors qu'une ou plusieurs salles sont rendues accessibles à des tiers, qu'elles soient proposées gratuitement, sur facturation manuelle ou avec paiement en ligne intégré. Elle est idéale pour les Hôtes souhaitant proposer leurs espaces à la location de manière professionnelle. Les détails tarifaires sont disponibles dans la section Tarification.

3.3 Abonnement à la Commission

L'abonnement à la commission permet également la mise en location publique de salles, avec une facturation basée sur un pourcentage des réservations payantes. Une commission de 15% est automatiquement déduite par le fournisseur de paiement avant le versement à l'Hôte.

Condition d'éligibilité : Cette formule est uniquement disponible pour les Hôtes dont toutes les salles publiques sont payantes. Dès qu'une salle publique est proposée gratuitement, l'Hôte doit obligatoirement souscrire un abonnement annuel.

3.4 Utilisation des salles internes

Les salles internes sont destinées exclusivement aux réservations internes de l'Hôte, quelle que soit la formule d'abonnement souscrite. Toute utilisation de salles internes pour des locations facturées à des tiers en dehors de la plateforme constitue une violation des présentes Conditions générales.

3.5 Vérification de conformité

Le Fournisseur se réserve le droit de procéder à des vérifications régulières afin de s'assurer du respect des conditions d'utilisation liées à chaque formule d'abonnement. En cas de non-conformité constatée, le Fournisseur notifiera l'Hôte par écrit et lui accordera un délai de 90 jours pour régulariser sa situation. À défaut de régularisation dans ce délai, le Fournisseur pourra procéder à une facturation rétroactive des montants dus ou résilier le contrat conformément à l'article 10.3.

4. Tarification

4.1 Abonnement Annuel

La licence annuelle inclut les frais d'abonnement du fournisseur de paiement en ligne Payrexx, à un tarif préférentiel de CHF 250.- par an.

4.2 Groupes de salles

Les salles faisant partie d'un groupe de salles bénéficient d'un tarif réduit de 50% par rapport au tarif standard. Cette réduction s'applique car la réservation d'une salle du groupe peut entraver la disponibilité des autres salles. Les tarifs sont donc de CHF 200.-, 150.- ou 100.- par salle et par an selon le palier applicable.

4.3 Abonnement à la Commission

4.4 Options

Les prestations suivantes peuvent être commandées en supplément :

Note : Les tarifs de l'intégration Dormakaba sont applicables sur les nouveaux abonnements à partir du 1er janvier 2026.

4.5 Activation en cours d'année

Lors de l'activation d'une nouvelle salle publique en cours d'abonnement annuel, le montant correspondant est facturé immédiatement au prorata temporis, selon les tarifs en vigueur.

4.6 Modifications tarifaires

Le Fournisseur se réserve le droit de modifier les tarifs avec effet à la prochaine échéance de renouvellement du contrat. Les Hôtes seront informés de toute modification par écrit. En cas de modification tarifaire substantielle, l'Hôte peut résilier le contrat avec un préavis de 30 jours à compter de la notification.

5. Droits d'utilisation

5.1 Licence

Le Fournisseur accorde à l'Hôte un droit d'utilisation non exclusif et non transmissible du logiciel location-salles.ch pour la durée du contrat. Cette licence est strictement personnelle et ne peut être transférée ou sous-licenciée à des tiers sans l'accord écrit préalable du Fournisseur.

5.2 Restrictions

Dans le cadre de cette licence, l'Hôte s'interdit expressément de :

• Reproduire, copier ou modifier le logiciel de quelque manière que ce soit
• Mettre le logiciel à disposition de tiers, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, en dehors de l'utilisation normale du service
• Procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou désassembler le logiciel
• Utiliser le logiciel pour développer un produit concurrent ou similaire

5.3 Intégrations tierces

L'Hôte a la possibilité de commander des modules complémentaires (add-ons) nécessitant l'intégration de services tiers. En commandant un tel add-on, l'Hôte accepte d'octroyer tous les droits d'accès nécessaires au bon fonctionnement de l'intégration. Le Fournisseur ne peut être tenu responsable du fonctionnement ou de la disponibilité des services tiers intégrés via ces add-ons.

6. Hébergement des données

6.1 Hébergement

Les données sont hébergées auprès d'Infomaniak SA à Genève, en Suisse. Le Fournisseur veille à ce que les données puissent être consultées dans la mesure du techniquement possible et raisonnablement exigible. Toutefois, le Fournisseur ne peut garantir une disponibilité absolue du service en raison de contraintes techniques inhérentes à Internet et aux infrastructures informatiques.

6.2 Sécurité

Le Fournisseur s'engage à prendre les dispositions adéquates et raisonnables pour protéger les données contre la perte, la corruption et les accès non autorisés de tiers. Des sauvegardes régulières sont effectuées afin d'assurer la pérennité des données. L'Hôte reconnaît toutefois qu'aucun système informatique n'est totalement infaillible.

6.3 Propriété des données

L'Hôte reste propriétaire de l'ensemble des données qu'il stocke sur la plateforme, y compris les données relatives aux Locataires. L'Hôte peut exiger du Fournisseur la restitution de ses données à tout moment pendant la durée du contrat, sans que le Fournisseur ne puisse exercer un droit de rétention.

6.4 Restitution après résiliation

Après résiliation du contrat, l'Hôte dispose d'un délai de 30 jours pour réclamer la restitution de ses données. Au-delà de ce délai, le Fournisseur n'est plus tenu de conserver les données. Si les données sont encore disponibles, leur restitution reste possible contre paiement des frais effectivement encourus.

7. Obligations de l'Hôte

7.1 Sécurité des accès

L'Hôte est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger ses identifiants de connexion. Il doit conserver ses identifiants secrets, modifier son mot de passe au minimum tous les 60 jours, et informer immédiatement le Fournisseur de toute utilisation non autorisée de son compte ou de toute autre violation de la sécurité.

7.2 Utilisation conforme

L'Hôte s'engage à utiliser le logiciel conformément à sa destination et aux présentes Conditions générales. Il est personnellement responsable de la saisie et du traitement des données, ainsi que de toutes les actions effectuées via son compte, y compris celles réalisées par les utilisateurs qu'il a autorisés.

7.3 Indemnisation

L'Hôte s'engage à dégager le Fournisseur de toute responsabilité et à prendre en charge tous les frais encourus (frais d'avocat, dommages et intérêts, frais de procédure) en cas de réclamation de tiers résultant notamment de :

• Contenus illégaux ou illicites stockés ou diffusés via la plateforme
• Violation de droits de tiers (droits d'auteur, données personnelles, etc.)
• Litiges entre l'Hôte et ses Locataires
• Non-respect des lois et règlements en vigueur

8. Relation avec les Locataires

Le Fournisseur n'entretient aucune relation contractuelle directe avec les Locataires concernant la location de salles. La seule relation contractuelle existe entre l'Hôte et le Fournisseur d'une part, et entre l'Hôte et ses Locataires d'autre part.

L'Hôte est seul responsable de ses relations avec les Locataires, notamment en ce qui concerne les conditions de location, les tarifs appliqués, les conditions d'annulation et de remboursement, la qualité des salles et équipements, le support client, ainsi que tout litige éventuel. L'Hôte reste également propriétaire et responsable des données de ses Locataires collectées via la plateforme, le Fournisseur agissant uniquement en qualité d'hébergeur technique.

9. Modalités de paiement

9.1 Échéances

L'Hôte s'engage à payer au Fournisseur la rémunération convenue selon la formule d'abonnement choisie, majorée de la TVA au taux légal en vigueur. Les échéances de paiement sont les suivantes :

• Abonnement annuel : Paiement au prorata à la signature du contrat pour la première année, puis annuellement au 1er janvier de chaque année.
• Abonnement à la commission : La commission de 15% est automatiquement déduite par Payrexx avant le versement à l'Hôte.
• Frais de mise en service : Facturés une seule fois lors de la première année, payables à la signature du contrat.

9.2 Délais et retards

Les factures sont payables dans un délai de 30 jours à compter de leur date d'émission. En cas de retard de paiement, un intérêt moratoire de 5% par an sera appliqué dès le 31e jour suivant la date d'échéance, sans mise en demeure préalable. Si le paiement n'est pas effectué dans les 14 jours suivant une mise en demeure, le Fournisseur se réserve le droit de suspendre l'accès aux services ou de résilier le contrat.

10. Durée et résiliation

10.1 Durée

La relation contractuelle débute avec l'inscription de l'Hôte sur location-salles.ch ou avec la signature du contrat d'adhésion. Les abonnements sont conclus pour une durée indéterminée et se renouvellent automatiquement par tacite reconduction.

10.2 Résiliation ordinaire

Chaque partie peut résilier le contrat selon les modalités suivantes :

• Abonnement annuel : Résiliation possible avec un préavis de 15 jours avant la prochaine échéance de renouvellement (31 décembre).
• Abonnement à la commission : Résiliation possible avec un préavis de 30 jours pour la fin d'un mois civil.

La résiliation doit être effectuée par email à contact@ercos.ch ou par téléphone au 021 525 30 60.

10.3 Résiliation immédiate

Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat pour de justes motifs. Le Fournisseur reconnaît notamment les circonstances suivantes comme justes motifs :

• Faillite de l'Hôte ou requête de mise en faillite à son encontre
• Défaut de paiement persistant malgré une mise en demeure restée infructueuse pendant 14 jours
• Violation des droits d'auteur, de propriété intellectuelle ou d'autres droits de tiers
• Utilisation des services à des fins illégales ou contraires à l'éthique
• Violation grave ou répétée des présentes Conditions générales (cf. article 3.5)

10.4 Effets

En cas de résiliation du contrat, l'accès de l'Hôte au logiciel est immédiatement suspendu à la date effective de résiliation. L'Hôte peut réclamer la restitution de ses données dans un délai de 30 jours conformément à l'article 6.4. Aucun remboursement au prorata ne sera effectué pour les périodes d'abonnement déjà payées.

11. Support et assistance

11.1 Support inclus

Le Fournisseur s'engage à traiter les questions et demandes de l'Hôte en rapport avec le logiciel dans les meilleurs délais. Chaque abonnement payant inclut une heure de support technique par an. Les demandes peuvent être adressées par email à support@ercos.ch ou par téléphone. Le support fourni par le Fournisseur concerne uniquement les problèmes techniques liés au logiciel ; l'assistance aux Locataires et utilisateurs finaux est assurée par l'Hôte.

11.2 Tarifs supplémentaires

Les heures de support au-delà de l'heure incluse dans l'abonnement sont facturées au tarif de CHF 150.- HT par heure.

11.3 Disponibilité

Le support est disponible du lundi au vendredi, de 8h à 17h, hors jours fériés du Canton de Vaud. Le Fournisseur avertit les Hôtes des travaux de maintenance planifiés et s'efforce de minimiser les interruptions de service.

12. Garantie et responsabilité

12.1 Disponibilité

Le Fournisseur garantit le bon état de fonctionnement et la disponibilité des services dans la mesure du raisonnablement exigible et du techniquement possible. Toutefois, une disponibilité absolue ne peut être garantie en raison des contraintes techniques inhérentes à Internet et aux infrastructures d'hébergement.

12.2 Blocage pour contenu illicite

Le Fournisseur est autorisé à bloquer immédiatement l'accès aux services s'il existe des raisons fondées de penser que les données stockées sont illégales ou portent atteinte aux droits de tiers. Le Fournisseur informera immédiatement l'Hôte de cette restriction et de ses motifs. Le blocage sera levé dès que les soupçons seront infirmés.

12.3 Limitation de responsabilité

Dans le cadre des dispositions légales, le Fournisseur décline toute responsabilité pour les dommages indirects, notamment la perte de données, le manque à gagner, les dommages consécutifs et l'interruption d'activité. Cette limitation s'applique sauf en cas de faute grave ou intentionnelle du Fournisseur.

12.4 Plafonnement

Dans tous les cas, la responsabilité du Fournisseur envers l'Hôte est limitée au montant des redevances effectivement payées par l'Hôte au cours des douze derniers mois précédant la survenance du dommage.

13. Confidentialité et protection des données

13.1 Engagement

Le Fournisseur s'engage à garder strictement confidentielles toutes les informations portées à sa connaissance dans le cadre de l'exécution du contrat, en particulier les secrets commerciaux ou industriels de l'Hôte. Ces informations ne seront communiquées à des tiers qu'avec l'autorisation préalable de l'Hôte ou si cela s'avère nécessaire à l'accomplissement des obligations contractuelles (hébergeur, fournisseur de paiement).

13.2 Accès aux données

Les données confidentielles, notamment les coordonnées des Locataires, sont accessibles uniquement via le compte de l'Hôte et par les utilisateurs dûment autorisés. Le Fournisseur n'accède aux données de l'Hôte qu'avec son autorisation explicite, généralement dans le cadre d'une assistance technique.

13.3 Communications

Le Fournisseur peut ajouter les administrateurs et le personnel de l'Hôte à sa base de contacts afin de les informer des nouveautés et mises à jour du logiciel. Les données des Locataires ne sont jamais incluses dans cette base de données et ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale.

13.4 Protection des données

Le traitement des données personnelles est effectué conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et au Règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsque applicable. En acceptant les présentes Conditions générales, l'Hôte accepte également la Politique de confidentialité disponible sur location-salles.ch.

13.5 Sécurité

L'Hôte a la possibilité d'activer l'authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité de l'accès à son compte. Le site utilise par ailleurs un système de gestion des consentements relatifs aux cookies, conforme à la législation en vigueur, fourni par Biskoui.ch.

13.6 Référence commerciale

Le Fournisseur est autorisé à citer l'Hôte comme référence à des fins de marketing et de vente, de manière appropriée. L'Hôte peut s'opposer à cette utilisation en adressant une notification écrite à contact@ercos.ch.

14. Propriété intellectuelle

14.1 Droits du Fournisseur

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs au logiciel location-salles.ch, à ses fonctionnalités, à son code source, à sa documentation et à tous les éléments qui le composent demeurent l'entière propriété du Fournisseur. L'Hôte dispose uniquement d'un droit d'utilisation tel que défini à l'article 5, sans aucune cession de droits de propriété intellectuelle.

14.2 Droits de l'Hôte

L'Hôte conserve l'entière propriété de toutes les données qu'il stocke sur la plateforme, y compris les informations relatives à ses salles, les données de ses Locataires, les réservations et transactions, ainsi que les contenus qu'il publie. Le Fournisseur s'engage à restituer ces données conformément à l'article 6.

14.3 Marques

Les marques, logos et signes distinctifs « location-salles.ch » et « Ercos » sont la propriété exclusive du Fournisseur et ne peuvent être utilisés par l'Hôte sans autorisation écrite préalable. L'Hôte conserve de même la propriété de ses propres marques et logos.

15. Dispositions générales

15.1 Modification des CG

Le Fournisseur se réserve le droit de modifier les présentes Conditions générales à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur le site location-salles.ch. Le Fournisseur informera les Hôtes par email de toute modification substantielle avec un délai de préavis raisonnable.

15.2 Communications

Toutes les communications entre les parties doivent être effectuées par écrit aux adresses indiquées lors de l'enregistrement. Les transmissions par email satisfont aux exigences de la forme écrite. Chaque partie est tenue d'informer l'autre de tout changement d'adresse, faute de quoi les communications envoyées à la dernière adresse connue seront réputées valablement transmises.

15.3 Clause de sauvegarde

En cas d'invalidité totale ou partielle d'une clause des présentes Conditions générales, les autres dispositions restent pleinement applicables. La clause invalide sera réinterprétée ou remplacée de manière à atteindre l'objectif économique initialement recherché.

15.4 Intégralité

Les présentes Conditions générales, conjointement avec le contrat d'adhésion éventuel et la Politique de confidentialité, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties. Aucune condition différente proposée par l'Hôte ne sera applicable sans accord écrit du Fournisseur.

15.5 Droit applicable et for

Les présentes Conditions générales et toutes les relations contractuelles qui en découlent sont soumises au droit suisse. Pour tout litige découlant du présent contrat, les tribunaux de Lausanne sont exclusivement compétents.

15.6 Contact

location-salles.ch est un service Internet de :

Ercos SA
Chemin en Cormistaux 92A
1040 Echallens
Suisse
Email : contact@ercos.ch
Téléphone : 021 525 30 60